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Trabalho em consultoria. A cada novo projeto são formadas equipes de trabalho, para viabilizar tanto a realização do projeto em si, quanto a comunicação entre a Consultoria e o cliente. Trabalhar num ambiente de mudanças constantes, como esse, é para mim uma grande motivação. A cada novo projeto, há o delicioso desafio de trabalhar com gente nova, com diferentes métodos de trabalho, diferentes culturas e diferentes formas de comunicação.

E, como sempre, quanto maior o desafio, maior a empolgação. Mas, se a empolgação pode fazer muito por nós, nos mantendo envolvidos e dedicados, pode também, por outro lado, ser determinante para o fracasso, motivando o pior dos desastres: a falta de planejamento.

“É muito provável que o improvável aconteça.” A lição de Aristóteles se aplica a projetos grandes ou pequenos, de curta ou longa duração. Se não o improvável, mas pelo menos o imprevisível… Por isso, nunca é demais dedicar um tempo para fazer um brainstorming com sua equipe, e levantar todos os aspectos do projeto, todos os recursos necessários e custos envolvidos, a fim de ter uma visão o mais realista possível do que pode dar errado.

Avaliar os contras, muito mais do que os prós, não é conversa de pessimista, não. Justamente o contrário, é uma medida preventiva, para garantir que as coisas dêem certo no final, e sem dor. Afirmo isso com a autoridade de quem já aprendeu a lição da maneira mais difícil…

A cada projeto aprovado, o investimento inicial da nossa Consultoria é sempre no tempo dedicado ao desenvolvimento de um Plano de Ação. Eis um investimento com retorno garantido. Estabelecemos, desde o início, o formato de comunicação com o cliente, o que inclui a documentação acerca do andamento do projeto.

No nosso caso, dispomos de uma área restrita a clientes em nosso website, www.lizbittarassociados.com.br, que permite tanto ao cliente quanto à consultoria designar e acompanhar tarefas, cronogramas, fazer upload e download de arquivos. É um meio bastante restrito e confiável de trocar informações e manter toda a comunicação, bem como a troca de arquivos, em um só local, onde as partes podem ter acesso e fazer seus devidos controles.

Mas se você não dispuser de uma ferramenta como essa, o mesmo controle pode ser feito através de uma planilha Excel, por exemplo, que deve ser permanentemente atualizada ao longo do projeto.

Em projetos que envolvem múltiplas etapas, é importante estabelecer prazos, recursos disponíveis e recursos necessários para cada etapa, considerando a eventual contratação de serviços de terceiros e, principalmente, todos os custos envolvidos. Não surpreenda o seu cliente no meio do caminho, com a notícia de que você não dispõe dos recursos necessários para finalizar determinada etapa ou tarefa, ou pior, que ele vai ter que desembolsar mais do que esperava. Nessas horas, tanto você quanto o cliente - especialmente o cliente - vão sentir a falta que um planejamento faz… Mas o prejuízo não é só do cliente, não. É principalmente seu. Você pode avaliar quanto custa o desgaste de sua imagem?

Para evitar mal entendidos e manter as expectativas realistas, eu recomendo a realização de uma “reunião de alinhamento” depois do plano de ação estabelecido, e antes de colocar a mão na massa. É uma oportunidade de informar ao cliente, claramente, o que ele pode esperar de você, e também o que você espera dele, em contrapartida. Sim, porque é preciso estabelecer atribuições claras a cada parte envolvida, detalhando quais responsabilidades cabem ao cliente, no tocante a entregas, prazos, disponibilização de recursos, etc.

Muitas vezes embarcamos na onda do próprio cliente, que quer tudo pra ontem, e corremos o risco de assumir prazos irreais ou compromissos muito maiores do que a nossa capacidade de entrega. Acreditem, “atendimento de primeira” não é concordar com tudo o que o cliente quer, mas mostrar que nem sempre o que ele quer, pode ser obtido da forma como ele quer, e geralmente, pelo preço que ele quer pagar…

E, por último, não se deixar contaminar pelo oba-oba inicial; não tenha medo de ser “desmancha-prazeres”. Aposto que os operários da foto estavam tão empolgados pra por a mão na massa, que planejaram as duas etapas inicias, ou seja, o que e como fazer. Só esqueceram de planejar como terminar…

por Liz Bittar
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